Todos os documentos produzidos e recebidos pelas secretarias e órgãos do governo estadual a partir de 1º de janeiro devem ser preservados, sejam físicos, eletrônicos ou digitais. A decisão, publicada no Diário Oficial do Estado (DOE) no dia 21 de agosto, visa dar suporte aos trabalhos de registro da vivência da Covid-19 no Rio Grande do Sul, alinhado com iniciativas internacionais relacionadas ao tema.

A preocupação com a preservação da memória deste momento histórico partiu do Arquivo Público do Rio Grande do Sul (Apers), vinculado à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão (SPGG), que também é o órgão responsável pelo Sistema de Arquivos do Estado (Siarq/RS). Desde o início da pandemia, o órgão estabeleceu alguns procedimentos, por meio de instruções normativas, para a futura análise dos materiais que, agora, foram chanceladas pela administração.

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De acordo com a publicação no DOE, a data final para preservação total dos documentos pelos órgãos e secretarias do Estado ainda será definida. Após o período limite ser estabelecido, o Arquivo Público será o responsável pela avaliação e definição dos procedimentos que serão realizados com os materiais.

“Optou-se por essa data de começo para garantir a salvaguarda de registros que documentem o processo inicial de contato com informações a respeito da doença e também os primeiros estudos e articulações feitos pelos governos para o combate à pandemia”, destaca a diretora do Apers, Aerta Grazzioli Moscon.

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Vivência no RS
No contexto da pandemia, o Arquivo Público também está à frente do projeto Documentando a experiência da Covid-19 no Rio Grande do Sul, uma parceria com a Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) e diversas instituições. O objetivo é documentar as realizações do poder público no combate à Covid-19 e também as ações e percepções da sociedade na vivência cotidiana da pandemia. A população interessada em relatar experiências no período pode acessar o formulário on-line no site do Apers.

Arquivo Público

Vinculado à Secretaria de Planejamento, Governança e Gestão, o Arquivo Público do Rio Grande do Sul foi criado em 8 de março de 1906 e tem por objetivo a preservação da memória do Estado com ações voltadas à gestão documental e à cultura.

Entre as formas de atendimento do Arquivo Público à comunidade, estão a pesquisa no acervo e a assessoria em gestão documental, além das ações educativas e as visitas guiadas. Em função da Covid-19, o atendimento está temporariamente suspenso. O Arquivo Público fica na Rua Riachuelo, 1.031, no Centro de Porto Alegre.

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